Uns hat die Anfrage erreicht, ob es möglich ist, die Verlängerung von Musikschulverträgen zu automatisieren. Die erfreuliche Antwort ist: Ja, das ist es. (Allerdings müssen wir einige Funktionen abschließen, die sich aktuell noch in der Entwicklung befinden. Siehe auch die Roadmap.)
Ausgangssituation
Eine Musikschule schließt Verträge mit Schüler:innen über einen gewissen Zeitraum ab (z.B. für 4 Monate). Nach Ablauf dieses Zeitraumes müssen die Verträge verlängert werden. Hintergrund ist das relativ neue „Gesetz für faire Verbraucherverträge“. Damit ist es nicht (mehr) ohne weiteres möglich, dass sich Verträge stillschweigend verlängern.
Der Prozess für die Vertragsverlängerung soll nun möglichst digital gestaltet werden und für alle Beteiligten so reibungslos wie möglich funktionieren.
Umsetzung mit KOMMERZ
Benötigte Features:
- Kunden
- Angebote
- Verträge
- Annahmeportal
- Email-Versand
- Workflow
optional:
- Bank-API
- Belege
- Buchhaltung
Es kommt regelmäßig vor, dass mehrere Mitglieder einer Familien Musikunterricht haben (mehrere Kinder, ggf. mit mehreren Instrumenten und manchmal auch ein Elternteil). Die Familien werden daher als Kunden angelegt.
Für jede:n Musikschüler:in wird je Kurs ein Vertrag angelegt. Der Vertrag hält zusammen mit dem Kunden alle nötigen Informationen, um daraus automatisiert ein Angebot zu erstellen, wenn das aktuelle Vertragsverhältnis ausläuft.
Das Angebot wird jedem Kunden per Email zugeschickt und kann über das Annahmeportal akzeptiert werden. Sobald das Angebot akzeptiert wurde, wird der Vertrag aktualisiert.
Die Automatisierung dieses Prozesses wird über einen BPMN-Workflow erreicht. Der Workflow beinhaltet einige Script-Tasks, die die KOMMERZ-API aufrufen und die nötigen Daten anlegen. Auf diese Weise kann der gesamte Prozess von der Erstellung der Angebote über den Versand bis zur Vertragsaktualisierung vollständig automatisch erfolgen.
Zusätzlich ist es möglich, den Zahlungseingang zu überwachen. Dazu wird im Workflow in einem weiteren Schritt ein Beleg angelegt, der eine Forderung an einen Kunden beschreibt. Über den Abgleich der Bank-Umsätze werden die Belege zugeordnet und die erhaltenen Zahlungen auf den Kunden gebucht.
Der erste Draft, den wir für den benötigten Workflow erstellt haben, sieht aus wie folgt:
Sobald wir alle Features vollständig unterstützen, werden wir die notwendigen Dateien auf Github als Beispiel-Workflow veröffentlichen, sodass jede:r Interessierte den Workflow nach eigenen Bedürfnissen weiterverwenden und anpassen kann.